Produktivitas yang lebih baik adalah tujuan dari sebagian besar proyek TI, biasanya melalui mengotomatisasi proses manual. Keuntungan produktivitas sering berhenti saat dokumen kertas dimasukkan ke dalam proses. Pada saat itu, seseorang harus secara manual memasukkan data yang relevan ke dalam sistem rekam dan kemudian menyimpan atau menghancurkan dokumen tersebut. Dalam beberapa kasus, dokumen perlu dialihkan ke orang lain untuk informasi lebih lanjut atau persetujuan.

Solusi untuk memindai dan menganalisis dokumen kertas telah tersedia selama bertahun-tahun, namun masih memerlukan beberapa intervensi manual, tidak mudah digunakan, dan integrasi dengan perangkat lunak alur kerja terbatas. Kini, opsi yang lebih otomatis dan ramah pengguna mulai dipasarkan dari sumber yang tak terduga: vendor printer dan mesin fotocopy, atau seperti sekarang mereka lebih sering disebut perusahaan pencitraan dokumen.

Ide Xerox, Canon, Konica Minolta dan merek terkenal lainnya yang memiliki "mil pertama" untuk mendigitalkan dokumen dan mengotomatisasi alur kerja. Mereka dan mitra saluran mereka memiliki pengalaman puluhan tahun membantu pelanggan mengelola dokumen kertas mereka. Mereka memiliki pengetahuan mendalam tentang bagaimana dokumen-dokumen tersebut sesuai dengan alur kerja dan bagaimana proses tersebut dihasilkan, diproses dan diarsipkan.

Jadi mengapa perusahaan yang dibangun dengan volume hardcopy tiba-tiba membantu pelanggan mereka beralih ke dokumen digital? Keluaran hardcopy menurun dan dokumen merek pencitraan hanya menerima bahwa mereka perlu mencari tempat lain untuk pertumbuhan. "Pelanggan menjadi sadar selama resesi [tahun 2008] seberapa mahal pencetakannya," kata Charles Brewer, presiden Actionable Intelligence, sebuah firma riset pasar yang mengikuti industri pencitraan dokumen. Jumlah halaman secara konsisten turun setiap tahun sejak saat itu.

Hal itu menyebabkan fokus pada layanan seperti managed print services (MPS), yang membantu perusahaan mengelola perangkat output dan biaya terkait. "Apa yang Anda lihat sekarang adalah MPS 2.0, di mana Anda dapat membangun lebih lanjut alur kerja dan proses bisnis yang dapat Anda lakukan dengan perangkat pengambilan Anda," kata Brewer. "Orang-orang printer / copier memasang perangkat keras. Mereka memiliki hubungan dengan tim IT. Karena cara mereka menjual MPS, mereka memiliki hubungan dengan CFO. Mereka berada di tingkat C, dan perwira perusahaan menyadari bahwa Anda bisa menggunakan mesin fotokopi Anda lebih dari sekadar menyalin. "

"Perangkat kantor tradisional - printer multifungsi (MFP) pada khususnya - telah menjadi komponen yang jauh lebih terpusat dalam berbagai jenis alur kerja aplikasi yang Anda temukan di dalam kantor umum," kata Dennis Amorosano, wakil presiden dan manajer umum, Canon Business Imaging System Group (BISG) dan Canon Information and Imaging Solutions (CIIS) Layanan Profesional. "Kami berada pada titik di mana pelanggan jauh lebih terdidik dalam hal teknologi perkantoran yang tersedia dan menggunakan teknologi itu lebih sering daripada sebelumnya dalam proses alur kerja utama."